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Organiser un voyage entre étudiants : Pourquoi contacter une agence spécialisée ?

Il est généralement organisé des voyages entre groupes d’étudiants d’université. Votre université organise peut-être une excursion pour visiter des sites touristiques ou une sortie pédagogique pour produire un rapport d’activité. Pour des mesures de prudence et pour des raisons de sécurité, il est indispensable de faire appel à une agence de voyage spécialisée. C’est la voie sûre pour trouver le confort et avoir les garanties nécessaires tout au long de voyage. Vous organisez bientôt un voyage entre étudiants, nous vous invitons à lire cet article pour savoir les dispositions à prendre et les avantages pour vous de faire appel à une agence spécialisée.

Organisation d’un voyage estudiantin : ce que vous devez savoir

Organiser un voyage est un enjeu pédagogique majeur pour les étudiants. Ces voyages en groupe facilitent l’intégration des étudiants et se révèlent un atout social important dans leur éducation et la vie ensemble. C’est une formation majeure pour les étudiants et pour la jeunesse en général. Il permet de découvrir la meilleure manière de vivre en communauté, de penser, de découvrir et surtout d’apprendre ensemble.

Se familiariser avec des langues étrangères et apprendre de nouvelles choses entre camarades sont des atouts d’un voyage étudiant. Le voyage entre étudiants est une expérience de vie capitale. Il constitue pour certains étudiants la première occasion dans leur vie de partir dans un autre pays pour découvrir leurs paysages et cultures.

En effet, l’organisation d’un voyage en groupe n’est pas chose simple si vous ne l’avez jamais fait auparavant. Les conseils d’un spécialiste sont tout de même importants, voire indispensables. Les agences spécialisées dans l’élaboration de voyage en groupe apportent des conseils au niveau de la logistique entre autres. Mais, dans l’ensemble du programme à mettre en œuvre pour réussir le voyage, l’agence spécialisée vous assiste. Ce travail, Insane Trip le fait depuis de nombreuses années.

Cette agence vous propose des programmes détaillés et complets pour l’hébergement et le transport. De plus, les activités liées au voyage sont prises totalement en charge par l’agence. La création du voyage tout compris fait partie intégrante de leur savoir-faire. L’agence de voyage spécialisé accompagne dans l’organisation du voyage avec une sécurité et une garantie de prestations sans failles.

Les étapes à suivre pour le déroulement d’un voyage entre étudiants

L’organisation d’un voyage entre étudiants n’est pas du tout aisée, car un programme précis doit être établi à l’avance. Seules les agences de voyages spécialisées sont capables d’aider à mettre en place les activités et autres prestations prévues pour le séjour. Elles aident au mieux à éviter les surprises désagréables. Les agences de voyage sont qualifiées pour aider à éviter toute confusion dans l’organisation du voyage. Elles organisent un voyage sur mesure sans protocole.

Communiquer sur le projet de voyage

Avant d’être sûr d’un projet de voyage entre étudiants, il est primordial d’évaluer la faisabilité du projet. Il est recommandé de communiquer autour de ce voyage pour déterminer les difficultés qui pourraient se présenter éventuellement. Il faut s’en convaincre que la majorité des camarades étudiants adhèrent entièrement au projet. Il est aussi important de déterminer les supports de communication adéquats.

En outre, des affiches, des publications sur les réseaux sociaux ou des questionnaires pour imprégner les camarades étudiants peuvent être utilisés. Cette façon de communiquer permet de déterminer les points essentiels qu’il faut soumettre à l’appréciation de l’agence de voyage spécialisée. Il est également nécessaire de connaître à l’avance le nombre de participants, les dates du voyage étudiant, la destination, le montant à payer par étudiant, le type de voyage. Les réponses aux questionnaires préétablies et le montant à payer de chaque étudiant voyageur permettent de déterminer la destination.

Choisir le moyen de transport adéquat

Le choix du moyen de transport adéquat dépend de l’effectif des voyageurs. Mais généralement, les agences préfèrent utiliser les bus dans le cas des voyages étudiants. Ils leur permettent de prendre un nombre important de personnes. Et les voyageurs retrouvent la totalité du confort avec de la bonne humeur sans risque de gêne entre camarades. Ainsi, le voyage entre étudiants démarre dès le départ de l’organisation, car le moyen de transport est l’élément clé de tout voyage. Notons que le choix du moyen de transport peut également dépendre de la destination. C’est un élément que l’agence de voyage doit prendre en compte.

Prévoir l’hébergement et la restauration

Vous devez prévoir des résidences étudiantes comme des locations meublées, auberges de jeunesse, hôtels, etc. Vous devez aussi rechercher des hébergements qui iront avec le thème de voyage étudiant. Il faut privilégier les logements proches des quartiers en mouvement pour rentrer vite et rapidement à la fin de chaque soirée.

Il faut donc faire la prévision d’une formule de pension complète qui évite de manquer les repas de midi et du soir. Pour rester libre des envies culinaires pendant le séjour, il vaut mieux opter pour des petits déjeuners ou demi-pensions.

Les activités de la soirée

Le thème du voyage étudiant détermine également la nature des soirées récréatives. Il peut y avoir des activités au rythme de votre séjour de voyage. Vous pouvez prévoir des soirées sur des pistes de types « folies douces » pour l’organisation du Snow Break. Il se peut que d’autres aient des exigences particulières. Les professionnels en charge du voyage de l’agence choisie peuvent dégoter de meilleurs plans avec des réductions ou des gratuités pour les entrées en boîtes de nuit, des boissons et d’autres activités de groupe.

Les documents indispensables de chaque participant au voyage

Il est important d’identifier chaque participant au voyage en groupe pour des raisons de sécurité. Ce sont des dispositions obligatoires à prendre en amont afin de s’assurer que l’effectif qui a été embarqué pour le voyage sera bien suivi et traité en conséquence. Il pourrait y avoir aussi des cas d’accident ou de disparition pour des raisons multiples, ce qui n’est heureusement pas le cas en général avec des agences bien organisées. Il faut toutefois pouvoir identifier chaque étudiant pour les éventualités.

Ces documents facilitent également une mise en œuvre du projet sans crainte. La prévision des marges de manœuvre au cours de ce voyage devient facile avec ces documents. En pratique, il s’agit notamment de prévoir :

  • un bulletin d’inscription au voyage portant le nom, prénom, téléphone, mail et les activités de choix de l’étudiant ;
  • une attestation d’assurance de l’étudiant ;
  • le règlement de la totalité du voyage ainsi que la caution ;
  • une décharge parentale signée d’un des parents pour les étudiants mineurs ;
  • une photocopie de la carte d’identité et celle de la carte d’étudiant.

Les avantages d’une agence de voyage spécialisée

Le voyage est un moyen de communication très puissant et à privilégier pour les étudiants. Pour une bonne organisation, il faut passer par une agence de voyage spécialisée. C’est la meilleure alternative pour gagner en temps et en énergie. Elle se charge de tout en termes de démarche pour obtenir tous les documents administratifs nécessaires.

Recourir à l’expertise des professionnels en la matière est la meilleure option pour réduire le coût de déplacement. Grâce à leur relation dans le domaine de la distraction et de l’hébergement, les agences de voyage ont de la facilité à trouver des hébergements qui cadrent avec le budget. Elles fournissent toutes les informations nécessaires par rapport aux prix des différents services.

Les professionnels des agences de voyages spécialisées sont toujours à l’écoute des participants aux voyages. Elles constituent l’assurance d’une organisation réussie dans l’accomplissement de leur mission de façon professionnelle. Elles garantissent la tranquillité d’esprit pour les voyages, surtout pour les étudiants qui sont à leurs premières aventures. Les agents d’un tel établissement ont des qualifications nécessaires à la suite de la longue formation qu’ils reçoivent. Donc, ils sont en mesure de résoudre les problèmes relatifs aux groupes d’étudiants en déplacement.

Par contre, une agence polyvalente n’est pas suffisamment équipée pour tenir en cas de problème majeur. Par conséquent, elle ne sera pas en mesure de prendre avec délicatesse les difficultés liées à une telle mission. Or, les agences spécialisées ont des professionnels disponibles tout le temps et en tout lieu avec un sens de l’initiative parfaite.

Quelques astuces pour trouver une agence de voyage qualifiée

Faire partir en voyage une grande communauté estudiantine mérite beaucoup d’attention dans le choix de l’agence. C’est l’unique moyen pour s’assurer d’une bonne organisation sans difficulté majeure, même si elle ne sera pas nulle. En d’autres termes, c’est le garant de la réussite d’un déplacement de masse le plus professionnel possible.

Pour opérer votre choix, vous pouvez miser sur l’expérience de l’agence. Cela consiste à vérifier les voyages qu’elle a déjà organisés pour les étudiants. Le coût étant un élément de taille, vous devez demander le devis à différentes compagnies afin de choisir l’agence qui vous propose le meilleur rapport qualité/prix. N’oubliez pas non plus de vérifier toutes les garanties de sécurité de votre agence de voyage entre étudiants.

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Didier

J'habite à Argeles Gazost mais je suis aussi guide lors des périodes estivales. Je connais donc la région à la perfection !

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